報告書の書き方

上司から「報告書を書くように」と言われると、暗い気持ちになってしまう人はたくさんいるでしょう。小学校、中学校時代に、「体育大会の感想を書きましょう」と言われて楽しかった以外に何を書いたらいいのか迷ったり、「この本を読んで読書感想文を書きましょう」と言われて途方にくれてしまったりした時の気持ちがよみがえってくるのでしょうか。心配することはありません、報告書を書くのに文章の才能、文才は不必要です。書き方の基本と、決まった形をおさえておけば、報告書は感想文などよりも簡単に作成できるものなのです。

しかし、報告書に間違いがあると、国語の成績が下がる事とは比較にならないほどの損失があります。社内文書の間違いならば報告書を作成したあなたの信用が低くなるにとどまるでしょうが、会社の看板を背負っている対外的な文書は、会社全体の損失になってしまうのです。ビジネスが複雑化、多様化している今日、報告書を書く機会は確実に増えているでしょう。報告書の読み手を意識し、ミスのない報告書を書くために抑えておきたい基本として、次のようなポイントがあります。

1. 報告書のテーマと目的は？


2. 必要な事項が含まれているか？


3. 誤字・脱字はないか？


4. 誰が読む報告書か？


5. 自分をアピールする報告書

次に、それぞれのポイントについて解説しますので、参考にしてみてください。

１）報告書のテーマは何か？　目的、種類にふさわしい報告書を作成する

それぞれの報告書には、その種類によってこれをはずすと報告書の価値がなくなってしまう、といえる要点があります。例えば、日報や月報なら迅速さ、調査報告書なら正確な情報、提案書なら説得力、始末書なら申し訳ないというおわびの気持ちです。報告書の作成を命じられたときには、作成にとりかかる前に報告書のテーマや目的を確認し、要点を把握しておきましょう。

２）報告書の必要な事柄は？　必要事項をもれなく書く

報告書を作成するとき、最も大切なことは必要な事柄がもれなく書かれていることです。書式が決まっている報告書なら、書きもれは起こりにくいでしょうが、それでも備考欄を空欄のままにしてしまうことがあるかもしれません。書式の決まっていない報告書を作る際には、特に記入漏れに注意しましょう。いわゆる、５W１H（What　何を、When いつ、Where どこで、Who　誰が、Why なぜ、How どのように　）がもれなく記入されているかどうかを確認するのが良い方法です。さらに、コスト面を重要視する場合には　How much いくらで を、対象を明確にするためWhom 誰に対して　を、データの分析の際には　Which　どちらが　を５W１Hに加えることで、より確かな報告書になるでしょう。

３）報告書に、データの誤り、誤字・脱字はないか？

報告書の内容をより充実させるために注意すべき点があります。まず、誤字、脱字のない正
確な報告書を作ることです。正確であるということはもちろん、自分勝手な偏見を加えない、事実やデータを曲げて伝えない、なども含んでいます。正確であれば、信頼に値する、実直で誠実な報告書となるでしょう。さらに、内容を盛り込みすぎることなくテーマを絞って、明確な報告書になるよう気をつけましょう。また、抽象的にならないように、具体的な報告書を目指しましょう。公正で、偏りのない、客観的な視点で報告書の作成にあたることも大切です。

４）報告書の読み手は誰か？

報告書は、人に読んでもらうためのものであるため、読み手に合わせた作り方をするようにします。例えば、専門用語を多用した報告書は、不親切で、読み手を不快にさせてしまうこともあるでしょう。読み手にあわせた報告書なら、読み手に訴えかける力も大きくなるに違いありません。そのため、読み手の性別、年齢、部署を考慮するなど、読み手の分析が必要になってきます。さらに、読み手の性格や知識の程度、どんな事に関心があるのかまで想定して報告書を作成することができれば、より有効な工夫がなされた報告書が出来上がるでしょう。

５）報告書で自分をアピールする

基本を踏まえた報告書にプラスアルファとして、自分をアピールする場となる特記事項や備考欄を必ず記入する、自分の実感や体験を加えてみる、具体的な提案を取り入れて前向きな姿勢を示す、など読み手へのアピールをより強める努力をしましょう。さらに、物事を多角的に考えるために、与えられたデータを他と比較する、細かく分けてみる、過去の実績から将来の予測を立てるなど拡張して分析してみる、グラフやチャートを使って視覚化するなどの工夫も実践してみましょう。

報告書には、計画を立てて材料をあつめ、実際に作成し、出来上がったものを点検するという３つのステップが重要です。この３つのステップもまた、それぞれ３つの段階に分けることができます。材料を集める段階では、まず必要な材料は何かを考え、次にその材料を集め、最後に過不足がないか点検します。作成の段階では、まず報告書の構成や内容を考え、次に実際に書き、仕上げます。点検の段階では始めに全体の構成を点検し、次に各項目の構成を、最後に内容と文章の点検を行います。提出日ぎりぎりになってあわてて作成にとりかかったために、必要とされる資料が集められない、最後の点検にあてる時間がなくなって誤字脱字だらけの報告書が出来上がってしまった、といったことのないようにしましょう。締め切り日から逆算して、３つのステップに当てることの出来る日数を割り振ります。慎重に読み返したり、チェックしたりすると案外時間がかかります。点検にもきちんと時間をとっておくことを忘れないようにしましょう。

■まとめ

報告書作成を３つのステップ（計画→作成→点検）で考え、それぞれのステップに当てる日数を割り振って作成する。作成だけでなく、点検にもきちんと時間を割り当てておくことが大切。

報告書は、序論、本文、結論の3部構成ｶが基本となる単純な構成のために、アウトライン作りによって内容をより充実したものにすることができます。月別の売り上げ報告のような時間的な順序や、地区別にデータをとる空間的な順序によって展開してゆくのか、それとも論理的に重要なことから書いていくのか、また、一般論をあげてそれを支える根拠を示すのか、逆に具体的な事例を挙げてそこから一般論を書くのか、など色々な方法があるアウトライン作りですが、作成する報告書の内容にふさわしい方法を考えましょう。また、結論を前面に出すアウトライン作りが可能な場合もあるでしょう。これは正攻法ではないものの、読み手が早く結論を知ることが出来、印象強い報告書となるでしょう。アウトラインをつくる際には、メモ紙に書きたいことや書こうとしていることを一枚にひとつ書き入れ、これを重要事項順に、あるいは内容によって並べ変えたり分類したりしてみるとよいでしょう。

■まとめ

報告書の内容にふさわしいアウトラインの作り方を考えよう。報告書に書きたいことをメモに書き出し、メモ紙を並び替えたりしながら、報告書に書く順番を検討してみるとアウトラインを作りやすくなる。

報告書を書く場合、書式が決まっている場合と、決まっていない場合がありますが、それぞれ次のような点に気をつけて、より読みやすい報告書を書くように心がけましょう。

書式の決まっている報告書を作成する時には、書き漏らしの恐れが少なく、書き込む内容も多くないため、手抜きになったり、不注意からミスをしたりすることがあります。手書きで記入する場合には丁寧に書く、誤字脱字や計算ミスのないように正確に書く、備考欄や特記事項欄を空白にしないできちんと埋める、だらだら書かず要点を絞って重要なことから書いていく、ということに注意しましょう。書式の決まった報告書は個性が出しにくいものですが、所感欄や特記事項欄を使って自分の考えや反省を記入してみましょう。何か所感欄に書くことはないか、と探す姿勢が周囲や自分自身を深く見つめる良い機会になります。

書式の決まっていない報告書の場合には、なるべく短く、A4判の用紙に１枚で収まるように書きましょう。自然と無駄のない、簡潔で内容の濃い報告書になるでしょう。読み手にとっても一枚にまとまった報告書は、すばやく読むことが出来、一覧できるため必要な部分だけを読むことも可能で、話の展開が分かりやすく、整理も簡単になります。より読みやすくするために見出しや箇条書きも活用しましょう。

読みやすい報告書を書くためには図や表を利用するのもいいです。

表やグラフ、チャート図、地図などの視覚に訴えるものを上手に利用すると報告書が読みやすくなります。図や表は目立つだけでなく、理解を助け、多くの情報をまとめる役目も担います。また、読み手の記憶に残りやすいというメリットもあるため、図表を大いに利用しましょう。表を作る際には、必ずタイトルをつけ、数値データの単位を忘れないよう注意します。グラフにもタイトルと数値の単位を忘れずに、時系列表なら折れ線グラフ、比較表なら棒グラフ、内訳表なら円グラフや帯グラフと効果的に使い分けましょう。

また、報告書を作成する際のタイムロスを防ぐために、以下のことをチェックしてみましょう。

• 集めた資料に、関連のないものが混ざっていないか
• 資料の読み込みに時間をかけすぎていないか
• 資料の読み込みの際に、報告書と関係のない部分まで読んでいないか
• まずアウトラインを作ってから書き始めているか
• 懲りすぎた文章になっていないか
• 途中で書き直す作業を繰り返していないか
• 図や表の作成に時間や手間をかけすぎていないか
• 提出することをためらって、時間をかけすぎていないか

最も頻繁に作成し、提出する文書が業務日報や会議報告書などの業務報告書です。定期的に作成されるものと、不定期に作成されるものがありますが、定期的な報告書には書式の決まっているものが多いようです。誰が、何のために読む報告書なのかを常に意識し、提出時期を必ず守り、事実を正確に報告し、備考欄をしっかり書き込んで充実した内容の報告書となるよう努力しましょう。

まずは、次の業務日報の例を見てみましょう。

毎日の業務を会社に報告するための文書が業務日報です。決まった書式が用意されている場合が多く、それにそって書き込み直属の上司に提出します。業務日報は簡潔に、なおかつ具体的に記入することが求められます。自分の業務内容を上司に把握してもらい、自分の一日の業務の再確認を行う他にも、業務内容の記録としての役割もはたすため、あとから読み返してもわかるように記入しましょう。

業務日報 　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　

報告先	山田部長	日付:2006年11月1日
部署	広報部	氏名:田中　三郎　　印
時　間	業　務　内　容	備　考
10:30〜12:00	社内報企画会議	新商品○○の開発者へのインタビュー、社内運動会の様子など決定。原稿担当は総務部、今号は広報部の活動はなし。
13:30〜15:00	新製品レクチャー	15日発売予定の△△の詳細レクチャー。最大の売りは斬新なデザイン。広報資料を10日までに作成
15:00〜16:30	雑誌取材	月刊「 ＡＨＥＡＤ」（1/15発売）に、新製品××が掲載決定。
特記事項	先月発売開始の◎◎についての問い合わせ3件。週刊「ＧＥＴ」に掲載されたためか、反響大。企画部、営業部への報告済み

業務日報には具体的な数値を出来る限り書き込み、現在の状況や期限も明記しましょう。全体的な進行をつかむことができます。また、何か業務上の問題が起こった場合には、必ず日報のどこかに明記し、上司に報告することが大切です。その問題に対する作成者の対策や考えもまとめておくと、事が大事に至る前に上司が適切に対応することが可能になります。

営業日報もまた、簡潔に、具体的に記入することが大切です。営業訪問先や、面談者、面談内容、とその結果をもれなく記入しましょう。記入前にメモを作り、重要な事柄のみを明確な文章で書き入れます。「厳しい状況」「変わらず好調」などの文章を繰り返すことなく、厳しい、好調の具体的な内容を書き入れましょう。

営業日報

	提出者：田中　一郎		日付：2006年12月1日
	内　容：主力商品の販促
時　間	訪問先	面談者	内容	結果
10:00〜10:40	○○百貨店	企画課：内田課長	卒業シーズンに向け売り上げ増が期待できる。	20セット受注
11:00〜11:30	△△モール	販促課：浜田課長	オープンセール中で来店数多し。	10セット受注
13:00〜13:30	××シティ	仕入課：岡田係長	新規。10代後半女子中心に売り上げ増。	25セット受注
14:00〜14:30	◎◎商事	販促課：本田課長	売れ筋商品として期待大。	20セット受注
備考	・販売状況は全体的に前月比120%と好調。
	・さらに10代後半女子に向けての新製品の開発が有効。

備考欄は必ず記入し、内容の充実をはかりましょう。商圏全体的な売り上げの動向や、面談した相手の印象に残った言葉や態度、今後の展望など、もし備考欄に書ききれなくなった場合には、他の用紙に記入して添付します。必ず備考欄に「詳細は別紙で添付」と記入しましょう。営業日報では特に、数量、年月日、製品番号や電話番号などが正しいか、桁数は正しいか、各要素の合計が100％になるか、など数字に関して慎重にチェックしましょう。

週刊業務報告書も、業務日報と同様、簡潔かつ具体的に記入しましょう。内容の記載は詳しすぎることなく、なおかつ簡単すぎることのないようにバランスをとります。その週間の目標、実績、業務内容と、次週の計画を明記します。

週間業務報告書

提出日：2006年10月2日
営業部：太田　五郎
週間	9月25日〜29日
今週の目標	新規顧客開拓　訪問10社 ＤＭ発送
今週の実績	新規顧客訪問　5社 キャンペーンＤＭ150通発送 コピー機受注（小川化学工業　２機目） コピー紙２ロット受注（前川印刷　新規）
次週の計画	電話アプローチによる新規顧客開拓の継続 製品カタログ送付済みの企業に電話アプローチ
業務内容
9月25日(月)	電話アプローチ15件、化学工業名鑑参考。うち内山ケミカル、ムラヤマ化学に訪問決定。 小川化学工業に先方の要請で訪問。コピー機のリプレースについて打ち合わせ。 ＤＭ発送準備。
9月26日（火）	引き続き電話アプローチ10件、うちコヤマ化学工業に訪問決定。 ＤＭ発送準備
9月27日（水）	電話アプローチ10件、うち前川印刷に訪問決定。 内山ケミカル訪問、当社製品紹介（感触非常に良い）。 松田コーポレーション、前川印刷、（有）滝川工芸3社に製品カタログ送付。 ＤＭ発送準備。
9月28日（木）	ＤＭ発送完了。 電話アプローチ７件。うち北山工業、明日訪問。 コヤマ化学工業、ムラヤマ化学訪問（どちらも好感触）。 池田印刷所、山川印刷、向山化学3社に製品カタログ送付。
9月29日	電話アプローチ15件。うち西川ケミカル、ミナミプリントに訪問決定。 前川印刷訪問、当社製品紹介。コピー紙２ロット受注。 北山工業訪問（好感触）。
所感	新規顧客訪問は目標の10件に達せず、50％の5件止まりだった。 訪問した会社からの感触はいずれも良かったので、今後も引き続きアプローチする。